En la actual sociedad del conocimiento, los datos son un recurso indispensable para las empresas. El éxito de estas va profundamente ligado a su capacidad para aprovechar y exprimir toda la información que tienen a su alcance. Por eso, es fundamental que sus responsables entiendan que, en este caso, la calidad importa más que la cantidad.
De hecho, la calidad de los datos es un requisito indispensable para que el trabajo sea fiable y exhaustivo. De ahí que las técnicas para la optimización de las Bases de Datos sean unas aliadas estupendas para que las organizaciones cuenten con información útil y de rápido acceso, con la que les sea más fácil rentabilizar tanto su dinero como su tiempo.
Por todo ello, en ACTIONS vamos a darte hoy algunas claves para poder optimizar adecuadamente una Base de Datos.
¿Por qué necesitamos optimizar nuestras Bases de Datos?
Ordenar, limpiar y depurar los datos implica tanto un esfuerzo como una inversión. Pero estos merecen, con mucho, la pena. Así que veamos cuáles son algunos de los argumentos a favor de la optimización:
- Ahorra tiempo y dinero: Cuanto más concreta y veloz sea nuestra Base de Datos, menos tiempo necesitaremos para sacarle partido. El hecho de contar con información duplicada, redundante o innecesaria hará que nuestro trabajo se convierta en algo farragoso y poco rentable.
- Minimiza las posibilidades de equivocarse o de cometer un error: Los datos son la base de las actividades que realizan las empresas. Sin ellos, no pueden realizar su actividad. Así que emplear información errónea o inexacta puede tener consecuencias desastrosas, como fallos de cálculo o toma de decisiones equivocadas.
- Ayudan a tener información plenamente actual: Los datos cambian de manera constante y lo que ayer valía, hoy puede que no sea útil. Con lo cual, desarrollar tareas de optimización desde que se recoge esta información permite confeccionar repositorios bien estructurados, precisos y fácilmente actualizables.
¿Qué pasos debemos seguir para optimizar una Base de Datos?
Una vez que tenemos claro que la optimización de los datos puede marcar la diferencia entre el éxito o fracaso en una empresa, queda saber cómo hacerlo. Y, dado que no es una tarea sencilla, te ofrecemos aquí unas premisas básicas a tener en cuenta:
- Para empezar, hay que identificar el origen de los datos y tratar de optimizar los propios procesos de acceso y volcado. Se recomienda que las fuentes sean confiables y verificables, y si se trata de grandes volúmenes de información, que contemos con sistemas o aplicaciones que desarrollen esta labor de forma automática.
- Al principio también es necesario definir el lenguaje con el que vamos a leer e interpretar los datos. Por ejemplo, ¿hablamos de número de ventas por hora, por día o por semana? ¿O estamos trabajando con porcentajes? Es fundamental que, desde el principio, conozcamos bien el sistema que pretendemos optimizar y que concretemos cómo lo vamos a leer e interpretar.
- Otro aspecto básico es dotar a la Base de Datos de una infraestructura adecuada. Se necesita contar con recursos, tanto humanos como tecnológicos, para llevar a cabo adecuadamente las tareas de optimización. Esto incluye la asignación de redes y servidores de calidad, la utilización de plataformas (ej: CRM, CDP) para centralizar la información, la integración eficaz de los diferentes departamentos, aplicaciones y herramientas; el empleo de programas para organizar y segmentar los datos, la creación de una estrategia común para desarrollar las tareas, etc.
- También hay que intentar universalizar el acceso a la información en el seno de la empresa. Contar con silos de datos no es recomendable, ya que provoca que unos departamentos tengan accesos a ellos y otros no. Lo cual menoscaba la transparencia y puede generar desconfianza en algunos empleados.
- Además, es aconsejable que sepamos cómo optimizar y segmentar los datos. Antes hemos mencionado lo interesante que resulta contar con software que nos ayude a etiquetar y clasificar convenientemente la información, para organizarla y poder ser más rápidos a la hora de aprovechar nuestros recursos.
- Igualmente, se requiere tener la capacidad de hacer un buen mantenimiento de los datos. Hablamos de saber corregir los errores, de evitar duplicaciones, de eliminar lo que esté desactualizado, etc. Y para ello, es necesario diseñar y gestionar procesos que sean capaces de verificar y sincronizar la información a partir de fuentes precisas.
Muchas de estas tareas podrán realizarse de forma automática por sistemas preparados para este fin. Pero la relevancia de la optimización de datos es tal que ya han surgido nuevas figuras profesionales, como los Data Analysts y los Data Scientists, que se encargan de exprimirlos al máximo. Por lo que destinar recursos y tiempo a la mejora de su calidad no es fruto de un capricho, sino de una creciente necesidad empresarial.
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