Los sistemas OCR (Optical Character Recognition), aumentan la eficacia de la empresa en diferentes áreas, entre las que destacan la logística, la calidad, la producción o las compras, y de cara al futuro está siendo una revolución en la automatización de la gestión documental.
En el post de hoy, desde Actions, os hablaremos sobre los sistemas de Reconocimiento Óptico de Caracteres, para que sirven, sus ventajas y desventajas y cómo, incorporando esta tecnología con otras, podemos mejorar la eficiencia general de la empresa, reduciendo gastos, acortando plazos y mejorando significativamente la seguridad de nuestro negocio.
¿Qué es?
Como su propio nombre indica, se trata de un sistema que identifica diferentes caracteres alfanuméricos impresos o grabados a partir de una imagen. Este tipo de tecnología se emplea para la lectura de códigos y para la digitalización de textos, permitiendo así la gestión autónoma de la información, lo que ahorra tiempo, evita diferentes tipos de errores, y aumenta la eficiencia.
Este tipo de tecnología se emplea por ejemplo para poder localizar artículos en un almacén o para reconocer diferentes motivos impresos en piezas o productos, para conseguir automatizar diferentes procesos de gestión de entrada y salidas de stock, para conseguir realizar seguimientos de fechas de caducidad o de producción, conseguir que los sistemas de control de calidad sean más eficientes y los procesos de trazabilidad sean más rápidos.
Pero, como hemos comentado anteriormente, no sirven solamente para para leer caracteres sueltos, sino que estos sistemas OCR se pueden emplear para la digitalización de cualquier tipo de impreso como facturas, tickets, contratos, recibos etc.
Gracias a sus utilidades, el Reconocimiento Óptico de Caracteres se ha convertido en el mejor sistema de gestión de documentos, lo cual es clave para la optimización del flujo de trabajo de las empresas. Gracias a esto, el tiempo en realizar estos trabajos se reduce drásticamente, aumentando la eficacia y la seguridad.
¿Qué son los sistemas de gestión documental?
Son el conjunto de técnicas que permiten automatizar el tratamiento de documentos. Tareas como la tramitación de facturas, la expedición de cheques o nóminas entre otras, exige de una gran cantidad de tiempo y dedicación, desde las personas que tienen que dar entrada a los documentos, como realizar los pasos requeridos en cada uno de ellos, o proceder a su archivo y almacenamiento. Como podemos ver es un trabajo que conlleva mucho tiempo, porque se deben realizar múltiples procesos a diario que se deben tener controlados.
De esta forma, la gestión de los documentos, se convierte en una tarea mucho más segura, dando la posibilidad de realizar copias de seguridad, establecer claves para acceder a los archivos y facilita la búsqueda y consulta de archivos. Además, ahorramos tanto en dedicación como en espacio, e incrementamos el control general sobre los documentos.
El OCR en el ámbito de la gestión documental
Como podemos ver, los softwares de OCR escanean los documentos, analizan su contenido, extraen toda la información que contienen y la digitalizan, convirtiéndolos en datos ordenados automatizando así su gestión.
Con esto nos referimos a que, una vez los sistemas de OCR capturan la información del documento en papel, son estos sistemas los que automáticamente tramitan toda la información recopilada. Esto es de suma importancia ya que, de esta forma, archivamos los documentos de una manera organizada, permitiéndonos acceder a los archivos que necesitemos en cada momento. Así, si necesitamos encontrar un documento de hace unos años, su búsqueda será mucho más sencilla y rápida, ya que toda la información se recopila y ordena en un mismo lugar.
Además, estas no son las únicas ventajas que tienen los sistemas OCR, ya que también te permiten editar y borrar información, lo que significa que podrás tener todos tus documentos actualizados en cualquier momento.
El Deep Learning y el OCR
Esta tecnología se enfrenta también a lecturas bastante más complejas, como aquellas realizadas en cristales, metales, plásticos, materiales volumétricos etc. Para lograr mejorar estas lecturas, se han desarrollado sistemas de lectura con Deep Learning, que toma diferentes versiones posibles de los caracteres de los que ha tomado muestras para poderlos reconocer cuando no se ven de forma óptima.
Para ello, se debe entrenar al modelo mostrándole diferentes versiones de los caracteres. Así tras realizar este proceso, es posible identificar caracteres que no se ven bien ya sea porque están deformados, borrosos, con brillos, descolocados.
Como conclusión podemos decir que los sistemas de OCR tienen múltiples ventajas en las que destacamos:
- La conversión digital y el almacenamiento automático de todo tipo de documento impreso
- Un aumento en la seguridad de la información contenido en los documentos
- Importante ahorro en espacio
- Mejora en la accesibilidad y disminución de los tiempos de búsqueda
- Control total de la información contenida, pudiendo mantener los archivos actualizados mediante la incorporación de nueva información o eliminando información desactualizada.
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